Les documents nécessaires à l’exportation de vos marchandises

Lorsque vous exportez vos marchandises, il est essentiel de respecter les nombreuses obligations documentaires nécessaires à leur entrée dans le pays d’exportation. 

Nous avons listé pour vous l’essentiel des documents qui peuvent vous être demandés. Cet article ne tient pas compte des échanges intra-communautaires mais seulement des transactions avec les pays tiers à l’Union Européenne.

Demander votre numéro EORI

Le règlement (CE) n°312/2009 du 16 avril 2009 prévoit l’attribution d’un numéro unique d’identification communautaire, pour les opérateurs économiques devant accomplir des formalités douanières. C’est le numéro EORI (Economic Operator Registration and Identification).

Ce numéro est valable dans toute l’Union Européenne et votre entreprise doit l’utiliser comme identifiant pour vos déclarations d’exportation auprès des autorités douanières.

Vous pouvez demander votre numéro EORI via le service en ligne SOPRANO depuis votre espace douane.gouv.fr. Pour plus d’informations concernant la procédure, vous pouvez vous référer au pas à pas Soprano 6.6.pdf (douane.gouv.fr).

Effectuer votre déclaration en douane

La déclaration en douane est nécessaire à l’exportation de vos marchandises. Elle constitue l’acte juridique par lequel vous manifestez votre intention d’attribuer un régime douanier à la marchandise que vous exportez. La déclaration en douane doit s’effectuer, sauf dérogations, sur le formulaire douanier communautaire appelé Document Administratif Unique ou DAU. 

Toutes les informations reportées sur ce document sont libellées sous forme de codes et sont notamment relatives:

  • A la nature et l’identification des marchandises (espèce tarifaire des marchandises)
  • A la nature de l’opération
  • Au montant et à la devise de facturation
  • Aux conditions de livraison
  • Au pays de destination

Les transitaires et les commissionnaires en douane rédigent très souvent le DAU, en fonction des documents que vous leur transmettez (facture, liste de colisage, certificats relatifs à la qualité des marchandises, etc…). Les documents sont ensuite présentés au service douanier compétent. Ce dernier procédera si nécessaire, à un contrôle physique de la marchandise. 

1. L’espèce tarifaire des marchandises

Lors de la déclaration en douane, vous devez transmettre à votre mandataire les informations qui lui permettront de définir la désignation commerciale de la marchandise par l’espèce tarifaire correspondante. Il s’agit de la dénomination attribuée à la marchandise, ou code douanier, dans le tarif douanier commun

Le tarif est un concept, un ensemble de lois. Toutefois, Il existe un tarif de travail, appelé TARIC, qui n’est pas à proprement parler un texte de loi.

10 chiffres composent le TARIC. Les 6 premiers chiffres représentent la position du Système Harmonisé (S.H.). Il s’agit d’un système de désignation et de codification des marchandises au niveau mondial. Il permet d’éviter la multiplicité de codes pour un même produit. En effet, plus de 200 pays, territoires ou unions économiques ou douanières ont adopté ce système. Les 2 chiffres suivant représentent la nomenclature combinée (NC). Enfin, le code additionnel communautaire (CACO) complète la nomenclature.

Vous pouvez déterminer l’espèce tarifaire en consultant directement le téléservice RITA, qui vous donne accès à toute la nomenclature douanière communautaire.

2. La valeur en douane des marchandises

Quand vous exportez, la valeur à déclarer est celle de la marchandise au point de sortie du territoire français, majorée le cas échéant, des frais de transport jusqu’à la frontière, mais non compris le montant des droits de sortie et taxes intérieures éventuelles. (Article 36 du code des douanes national). 

3. L’origine de la marchandise

L’origine dépend des conditions de fabrication. Elle ne doit pas être confondue avec la provenance qui est une notion géographique. L’origine doit être déclarée auprès des services douaniers lors de la déclaration.

La détermination de l’origine est extrêmement importante pour votre client. En effet, quand l’Union Européenne a conclu un accord de libre-échange avec un pays tiers, votre client pourra bénéficier d’un droit de douane réduit, voire nul si la marchandise respecte la règle d’origine établie par l’accord. 

Vous pouvez vous rendre sur le site de douane.gouv.fr pour connaître la liste des relations préférentielles de l’Union Européenne par zone. 

Les documents attestant l’origine de votre marchandise

  • Le certificat d’origine 

Le certificat d’origine est un document qui certifie l’origine d’une marchandise, plus précisément, son pays de fabrication. Il est émis et authentifié par les Chambres de Commerce et d’Industrie. En France, il peut être généré électroniquement par le biais de GEFI.

  • Le certificat de circulation

Le certificat de circulation est requis pour les exportations à destination des pays ayant conclu des accords avec l’UE dans le cadre d’un régime tarifaire préférentiel

  • La déclaration d’origine sur facture (DOF)

Dans le cadre d’un accord préférentiel, et pour des marchandises n’excédant pas une certaine valeur (souvent 6 000€), vous pouvez effectuer votre déclaration d’origine sur une facture par la phrase suivante :

« L’exportateur des produits couverts par le présent document déclare que, sauf indication claire du contraire, ces produits ont l’origine préférentielle UE… »

De plus, si votre entreprise a le statut d’Exportateur agréé attribué par les douanes, pour n’importe quel montant, vous pouvez effectuer la déclaration d’origine en indiquant la phrase suivante sur la facture :

« L’exportateur des produits couverts par le présent document, autorisation douanière n°… déclare que, sauf indication claire du contraire, ces produits ont l’origine préférentielle UE… »

Les documents de transport

  • Pour le transport maritime, le document le plus important est le connaissement maritime, ou Bill of Lading. Ce document est négociable ou non négociable. Il confère la propriété des marchandises qu’il représente et peut revêtir différentes formes (connaissement combiné ou multimodal, lettre de transport maritime, connaissement FIATA, etc.)
  • Pour le transport aérien, il faudra vous munir d’une lettre de transport aérien (LTA), ou Airway Bill. Il s’agit d’un contrat de transport entre le transporteur (la compagnie aérienne) et le chargeur (l’entreprise qui confie le transport des produits). La LTA doit porter une date et un numéro de livraison uniques.
  • Pour le transport par voie ferroviaire, il est nécessaire d’avoir une lettre de voiture internationale ou LVI. Ce document matérialise la date de la prise en charge de la marchandise par la SNCF ou tout autre compagnie ferroviaire (pour les envois en détail et pour les wagons complets). 
  • Pour le transport routier international, la marchandise devra être accompagnée d’une lettre de voiture ou CMR. Ce document matérialise le contrat souscrit entre le transporteur, le transitaire ou vous-même. 

Les contrôles liés à la nature et à la qualité de votre marchandise

1. Les contrôles liés à la nature 

Biens et technologies à double usage (civil et militaire)

Leur exportation nécessite un contrôle strict. Une autorisation, appelée licence d’exportation, doit être demandée pour les biens concernés (matières et installations nucléaires, produits chimiques, télécommunications, etc). En France la licence d’exportation est délivrée par le Service des biens à double usage (SBDU). Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter ce guide.

Armes et matériels de guerre

Leur exportation nécessite l’obtention préalable d’une LEMG (licence d’exportation de matériels de guerre). La Direction générale de l’armement délivre cette licence.

Produits agricoles

En application du règlement (CE) n° 376/2008 et d’autres règlements sectoriels (sucre, produits laitiers, fromages, céréales, viande, produits hors annexe 1…), des certificats sont délivrés aux exportateurs de denrées agricoles. Ces documents permettent d’effectuer le suivi des exportations vers les pays tiers. Ils indiquent, le cas échéant, les taux de restitutions dont les opérateurs bénéficient et sont délivrés par FranceAgriMer.

Biens culturels et trésors nationaux

Les directions des Affaires culturelles et le Ministère chargé de la culture établissent un certificat obligatoire attestant que le bien n’a pas un caractère de trésor national.

Médicaments à usage humain

Leur exportation dépend de la réglementation applicable dans le pays de l’acheteur. Souvent une procédure d’enregistrement sur place sera exigée.

Espèces animales et végétales menacées d’extinction

La Convention de Washington, CITES règlemente de manière très stricte l’exportation de ces espèces. Vous devrez ainsi présenter à la douane un permis CITES d’exportation . L’organe de gestion de l’Etat membre où se trouve le spécimen en question est chargé de vous délivrer ce document.

2. Les contrôles liés à la qualité 

Produits cosmétiques

Un certificat de vente libre (CVL) est exigé pour pouvoir exporter vos cosmétiques dans une soixantaine de pays tel que la Chine, le Brésil et la Russie. Il est délivré par COSMED et la FEBEA.

Produits d’origine animale

L’exportation des produits à base de viande, les Ovoproduits (produit transformé à base d’œufs), le lait traité thermiquement, etc, nécessite un certificat sanitaire délivré par les Directions Départementales des services vétérinaires. Ce certificat atteste que la marchandise est propre à la consommation humaine. 

Fruits et légumes, semences et autres végétaux

Selon certaines destinations, leur export nécessite un certificat phytosanitaire, délivré par les Services Régionaux de l’Alimentation (SRAL). Il atteste que la marchandise est conforme à la réglementation phytosanitaire du pays de destination.

Concernant les produits alimentaires d’origine animale ou végétale, vous pouvez vous référer au service en ligne Exp@don pour rechercher les différents modèles de certificats sanitaires exigés par les pays tiers importateurs. Vous pourrez ainsi savoir si ces derniers imposent des embargos et/ou des restrictions particulières pour des motifs d’ordre sanitaire.

De plus, le pays importateur peut exiger un certificat de non-contamination radioactive. Les Directions départementales de la Protection des Populations (DDPP) délivrent ce document pour les fruits et légumes et autres produits alimentaires. Pour les produits à base de viande, c’est auprès des Directions Départementales des services vétérinaires qu’il faudra vous adresser.

Enfin, pour les produits alimentaires, la DDPP délivre également un certificat d’analyse et de pureté. Il atteste que le produit est légalement autorisé en France et fait l’objet de contrôles.

Produits agricoles et Vins de Champagne

Pour les produits agricoles, un certificat de qualité peut être délivré par le DDPP. Le comité Interprofessionnel de la filière des vins de Champagne délivre quant à lui un certificat de qualité. Ce dernier atteste que les produits respectent les normes de conditionnement et de qualité. 

Par ailleurs, pour l’ensemble de ces produits, d’autres documents tels qu’une inspection avant embarquement peuvent être demandés à l’exportateur en fonction de la réglementation du pays importateur ou des exigences de votre client.

Les documents établis par votre entreprise

  • La facture : Il peut s’agir d’une facture pro-forma dans le cas où l’acheteur a besoin d’une autorisation pour importer vos produits. Elle est semblable à la facture commerciale mais présente la mention “ facture pro-forma” au lieu du numéro de facture. La facture commerciale remplacera par la suite la facture pro-forma. Elle devra être délivrée à l’acheteur, une fois la commande passée. Certains pays exigent quant à eux, une facture douanière. La facture comprend notamment les mentions d’exonération de TVA et le choix de l’Incoterm. Ce dernier répartit les risques et les frais du transport entre le vendeur et l’acheteur. 
  • La liste de colisage : Ce document récapitule les marchandises contenues dans chaque colis, caisse, et/ou conteneur. Il est obligatoire et permet aux douanes de contrôler le contenu de vos marchandises et de vérifier la conformité avec les éléments figurant dans votre facture. 

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