Comment en finir avec la saisie manuelle ?

Ce que vous devez savoir avant d’automatiser la saisie de vos données

La saisie des données de vos documents est l’une des tâches les plus chronophages, coûteuses et sujettes aux erreurs d’une entreprise. Pire encore, aucun employé n’apprécie ce genre de travail ingrat et répétitif. Dans le commerce international, avec la multitude de documents papier et digitaux qui circulent, le problème est encore plus grand. Il est donc essentiel de veiller à ce que le traitement des documents soit aussi efficace que possible. Cela vous permettra d’optimiser les flux opérationnels et de vous concentrer sur votre cœur de métier et vos clients.

 

Qu’est-ce que l’automatisation du traitement des documents ?

La première étape pour qu’un logiciel puisse traiter des documents est la saisie des données qu’ils contiennent. La copie manuelle de textes est une pratique vieille de plusieurs millénaires et reste, encore aujourd’hui, la plus répandue dans le monde. Si les technologies de saisie automatique n’étaient pas assez précises et trop souvent coûteuses, certains projets permettent maintenant d’en profiter quelles que soient vos connaissances en informatique ou la taille de votre entreprise.

Une solution qui automatise le traitement de vos documents reproduit au plus près les mêmes tâches que la méthode manuelle, en se basant sur des technologies de reconnaissance optique de caractères (OCR) parfois couplées à de l’intelligence artificielle. La solution peut alors extraire, structurer et classer les données contenues dans vos documents, vous permettant ainsi d’automatiser les saisies manuelles chronophages et de simplifier le traitement.

 

Pourquoi automatiser le traitement de ses documents ?

1. Réduire les erreurs de traitement

Les entreprises, par exemple dans le secteur de l’import-export, produisent et reçoivent un volume important de documents. Les trames et le nombre de champs peuvent varier en fonction de l’entreprise émettrice, du pays d’origine ou encore du produit expédié. Cette diversité d’informations à examiner puis à saisir à la main rend la tâche complexe et particulièrement redondante pour les équipes.

En automatisant la saisie des données, vous réduisez, voire supprimez de nombreuses actions manuelles indispensables au traitement des documents. Plus besoin d’identifier chaque type de document, de localiser les informations importantes ou de saisir sans faute de frappe les données souhaitées. L’erreur humaine étant la première cause de problèmes, autant à la rédaction des documents qu’à leur examen, une solution d’automatisation permet d’améliorer les capacités de vos collaborateurs en les assistant lors de l’extraction des données.

2. Réduire son temps de traitement et ses coûts opérationnels

La saisie manuelle de données est très chronophage.  La plupart des entreprises perdent un temps considérable chaque année à saisir et traiter manuellement des documents et des données. Cette perte de temps a un impact important sur vos prises de décision. L’absence d’informations actualisées et précises sur l’état de vos stocks par exemple, entraîne des retards de réapprovisionnement au détriment de vos futures commandes et donc de vos revenus.

De plus, une étude de Bloomberg a démontré que jusqu’à 27,5 % des entreprises ont des données incorrectes entrées manuellement dans leurs systèmes. Une étude d’IBM a aussi estimé qu’en 2016  les  mauvaises données ont fait perdre $3100 milliards aux entreprises américaines. Si ces données mal-saisies coûtent si cher, c’est parce que, face à des situations d’urgence, les décideurs les intègrent dans leur prise de décision sans prendre le temps de les corriger, ou en apportant eux-même des corrections, sans notifier le service qui a commis l’erreur.

En automatisant la saisie de vos données, vous réduisez votre temps de traitement, éliminez le risque de données mal-saisies et diminuez ainsi vos coûts opérationnels.

3. Améliorer l’expérience et la satisfaction client et fournisseur

Des données erronées, souvent à l’origine de délais de livraison à rallonge, peuvent donner l’impression d’un manque de sérieux. Cela peut entraîner une baisse de votre réputation auprès de vos fournisseurs ou de vos clients finaux.

En libérant vos équipes de la saisie manuelle, vous ne leur évitez pas seulement des erreurs embarrassantes. Vous leur offrez plus de temps pour travailler directement avec vos partenaires commerciaux. Elles pourront ainsi mieux répondre aux besoins de vos clients et atteindre leurs objectifs stratégiques.

 

Comment choisir sa solution ?

1. Veillez à ce que l’outil que vous choisissez traite bien les types de documents que vous souhaitez

En effet, toutes les solutions ne sont pas développées pour les mêmes industries. La plupart des solutions généralistes auront des résultats moyens sur des documents complexes, comme peuvent l’être les documents du commerce international (facture commerciale, liste de colisage, connaissement…). Testez d’abord les plateformes que vous trouvez intéressantes pour vous assurer que leurs résultats vous conviennent.

2. Prenez en compte l’Intégration et la facilité d’adoption

Évitez les solutions complexes, qui nécessitent de longs paramétrages et de coûteuses formations. Privilégiez les outils faciles à adopter et à quitter s’ils ne vous conviennent plus.

3. Cloud ou on-premise ?

Beaucoup de grands groupes préfèrent l’hébergement on-premise, comprendre “sur site”, donc en interne. Ce type d’hébergement peut être très coûteux et nécessite d’avoir l’infrastructure, les connaissances et l’équipe IT nécessaires à son bon fonctionnement.

La disponibilité dans le cloud, par le biais d’un Software as a Service (SaaS), est au contraire très économique. La solution est mise à votre disposition par internet sans que vous ne deviez installer une application sur votre ordinateur. Cela permet d’éliminer les coûts d’acquisition de matériel aussi bien que les coûts de maintenance, d’installation ou de support. Proposant plusieurs formules pour s’adapter à tous les besoins, un logiciel SaaS permet de bénéficier des dernières technologies sans contraintes. Les données sont accessibles partout et tout le temps pour n’importe quel membre de l’équipe.

 

Comment Nabu peut vous aider à automatiser le traitement de vos documents ?

Vous souhaitez être digitalisé mais vous recevez toujours des documents papier ou par e-mail ? Pas besoin de solution compliquée ou de changer vos process. Nabu vous permet de simplifier le traitement de vos documents d’import-export en automatisant la saisie des informations importantes. Demandez une démo ou discutez directement avec notre équipe via le Live Chat !